7 de julho de 2022

4 dicas para fazer uma gestão de folha de pagamento eficiente

A gestão de folha de pagamento é uma maneira de registrar e calcular as informações antes de fechar o salário dos funcionários. O processo é importante porque ajuda a evitar erros no fluxo de caixa e a diminuir descontos indevidos que possam prejudicar o colaborador e a própria empresa.

De modo geral, a folha de pagamento é um registro que concretiza a relação entre o empregado e o empregador, por isso, ela precisa ser feita por profissionais habilitados, de preferência, a equipe do departamento de Recursos Humanos da instituição.

Mas como organizar a folha de pagamento?

Neste artigo vamos aprender como gerir corretamente o documento dos colaboradores, e entender as vantagens do uso de um software para gestão de folha de pagamento.

O que é gestão de folha de pagamento?

A gestão de folha de pagamento é a administração dos registros de um colaborador, como salários e deduções. Esse arquivo é fundamental para verificação dos órgãos federais, pois nele deve constar impostos como, por exemplo, imposto de renda, registros de Seguro Social e outros recolhimentos tributários.

Necessariamente, a folha de pagamento não precisa seguir um modelo oficial, pois vai depender da realidade de cada negócio. No entanto, nela deve constar as seguintes informações:

  • Dados da empresa e do funcionário;
  • Salário do mês;
  • Código de referência;
  • Vencimentos;
  • Descontos;
  • Conta de depósito do colaborador;
  • Salário Base;
  • INSS;
  • IRRF;
  • FGTS;
  • Dependentes;
  • Totais (descontos, vencimentos e salário líquido).

No mais, também é válido incluir faltas, atrasos, motivos de afastamento, tipo de contrato de trabalho (determinado, indeterminado, estágio, etc). Ou seja, o máximo de informações claras e precisas para manter a empresa na legalidade.

Quais são os benefícios de gerir uma folha de pagamento?

Otimização de tempo

Uma gestão qualificada depende de recursos que otimizam a construção da folha de pagamento. Por isso que sistemas automatizados que processam o depósito, deduções e outros requisitos facilitam o dia a dia dos gestores e do RH. Assim, permite que eles criem estratégias que fortalecem a estrutura da companhia.

Redução dos custos de notas fiscais

Nenhum empreendedor deseja chegar a uma situação desconfortável, por isso, um planejamento correto diminui as chances de pagamento de multas e de esquecer das obrigações fiscais.

Aumento da segurança

Os dados são mantidos em sigilo, isso porque os códigos de acesso e os direitos administrativos são disponibilizados somente aos usuários apropriados para a visualização ou alteração. 

Nesse sentido, um sistema de gestão de folha de pagamento pode ser um artefato bastante útil.

Como fazer a gestão de folha de pagamento?

Após descobrir os vários benefícios, vamos entender como organizar a folha de pagamento:

1. Monitore o ponto dos funcionários

Partindo do pressuposto de que a folha de pagamento é elaborada a partir dos dados das horas cumpridas dos funcionários, dificilmente se terá uma visão ampla do registro antes do fechamento da folha.

Devido a isso, monitorar a gestão de ponto dos funcionários desde o início do mês fortalece a criação da folha de pagamento, principalmente se o quadro de empregados é extenso.

2. Controle os gastos

Ter ciência sobre os consumos e quando eles devem ser quitados ajuda a controlar os gastos. Os compromissos financeiros são primordiais no processo de redução de custos e da possibilidade de problemas judiciais.

Uma dica é criar uma reserva para o pagamento do décimo terceiro dos colaboradores, férias e outras despesas que possam ocorrer ao longo do caminho. Dessa forma, sua organização estará preparada financeiramente e você se sentirá mais confiante para resolver outras demandas.

3. Use uma conta bancária para os dividendos

Fazer uma reserva é uma boa saída, mas para isso é interessante saber onde colocar os valores separados. Utilizar uma conta bancária específica para cada finalidade evita que o dinheiro seja usado indevidamente, além de facilitar para a comprovação de dados fiscais.

4. Automatize a gestão de folha de pagamento

Como já sinalizamos, contar com um sistema de gestão de folha de pagamento otimiza o tempo e protege os documentos de fraudes e falhas. Portanto, procure um software de controle de ponto integrado à sua empresa para garantir a otimização de processos.

Além disso, um sistema inteligente agrupa os dados em um só lugar, facilitando a busca do registro de ponto de qualquer lugar e de qualquer dispositivo móvel.

A ferramenta da GeoVictoria, por exemplo, permite que as marcações dos funcionários sejam realizadas pelo smartphone ou tablet, e atualizadas em tempo real para a contagem dos gestores.

Desse modo, as entradas, saídas, antecipações e atrasos serão previamente calculados para a formação da folha de pagamento.

Veja na prática os cálculos e descontos para a gestão de folha de pagamento:

https://www.youtube.com/watch?v=4shjskh-fhE

Seguindo essas orientações, é possível implementar uma gestão de folha de pagamento forte que o previna de erros e auxilie para uma comunicação clara e poderosa com toda a sua equipe.

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