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O aumento da lucratividade é um dos principais objetivos de instituições comerciais. Para isso, existe uma gama de estratégias que podem ser aplicadas no processo operacional, auxiliando essa conquista. A gestão comercial no controle de lotes é uma delas.
Isso porque o estoque é um dos bens mais importantes de qualquer empreendimento, pois se trata de um patrimônio que pode ser convertido em meios monetários e nos ganhos financeiros da instituição. Ou seja, ele contribui para o fluxo de caixa de forma direta.
Assim, seja no varejo, nos setores alimentícios, na manufatura ou na gestão de startups e empreendedorismo digital, a falta de administração ou a efetivação insatisfatória deste processo acaba comprometendo o desempenho da marca e a sobrevivência do negócio.
No entanto, manter um bom controle de estoque pode exigir o acompanhamento permanente de todas as movimentações de mercadorias e das destinações de cada um dos itens.
Por isso, obter o máximo de informações possíveis pode facilitar o rastreamento de possíveis desvios e outros problemas que surjam no caminho.
Neste cenário, a realização de um controle de lotes eficiente pode ser exatamente o que a sua empresa precisa para possibilitar o atendimento da demanda de mercado e para o crescimento da lucratividade do negócio.
O que é o controle de estoque
O controle de estoque é um serviço gerencial administrativo, que tem como objetivo principal viabilizar a concretização dos principais objetivos e metas institucionais, bem como, de garantir a manutenção das atividades comerciais do negócio.
Para isso, é preciso que os profissionais responsáveis por essa tarefa realizem a organização de todos os produtos ou matérias-primas disponíveis para a marca.
Esse tipo de função é crucial ao longo de todo o desenvolvimento e gestão de startups, pois o estoque é essencialmente composto por todos os ativos da marca. Ou seja, é ali que se encontra a principal fonte de caixa da instituição.
Desta forma, é muito importante que os empresários ou gestores da área sejam profissionais capacitados e experientes, sendo capazes de efetuar com maestria as atividades mais importantes, como:
- Liderança;
- Controle de processos;
- Monitoramento;
- Planejamento;
- Organização.
Devido ao tamanho do impacto que esse processo administrativo é capaz de provocar nas finanças e no desempenho econômico das instituições, a gestão de estoques é um tema bastante abordado ao longo do curso de empreendedorismo ead.
Por isso, é tão importante quanto, que os empresários invistam cada vez mais na aquisição deste tipo de conhecimento.
Importância de efetuar a gestão de lotes
Um bom controle de estoque é capaz de evitar perdas e prejuízos financeiros, fazendo com que seja possível atender todas as demandas dos clientes – mesmo quando a boa gestão estratégica de marketing e vendas é capaz de alavancar o número de vendas.
Contudo, muito mais do que apenas registrar o acompanhamento dos ativos, essa organização também deve dedicar muita atenção ao controle de lotes e na gestão das mercadorias a partir das informações de fabricação e validade.
Ainda que essa ação seja mais comum em empresas do setor alimentício e farmacêutico, negócios dos mais variados segmentos também têm adotado esse sistema organizacional, devido aos benefícios que ele proporciona para os clientes e para a própria instituição.
Entre as maiores vantagens da rastreabilidade dos produtos, temos:
- Identificação do destino de uma mercadoria específica;
- Acompanhamento dos materiais utilizados na produção de um determinado lote;
- Reconhecimento dos fornecedores e notas fiscais responsáveis por certos insumos;
- Averiguação dos consumidores que compraram de um lote específico;
- Identificação de produções fornecedoras do lote de um determinado produto.
Desta forma, é possível analisar a ficha de movimentação de um produto, fazendo com que os gestores sejam capazes de evitar prejuízos financeiros – este é um assunto importante no curso de gestão financeira online – em casos problemas com determinado lote.
Como realizar uma boa gestão de lotes?
Atualmente existem diversos métodos de gestão de estoque, que variam desde as estratégias mais tradicionais – PEPS, UEPS e Média Ponderada Móvel –, até as ações que promovem uma redução maior de custos, como a Just in Time e a Curva ABC.
No entanto, independente do viés operacional escolhido pela sua gestão ou do ramo de atuação da sua empresa, o controle de estoque por lotes requer algumas atenções especiais para que esse serviço seja feito de forma efetiva.
Por isso, se tratando de instituição que são obrigadas a fazer esse acompanhamento ou não, se você deseja ter mais controle sobre os lotes, facilidade na identificação dos produtos ou fornecedores que abastecem os estoques, atente-se às seguintes dicas:
Aposte na criação de inventários
O primeiro passo para começar a organização do estoque é através da realização de um levantamento e catalogação de todos os itens disponíveis.
Assim, é preciso fazer um inventário completo que inclua a categorização de cada material, tipo de produto, localização etc.
Deste modo, será possível planejar uma melhora na movimentação das mercadorias e no alcance de uma maior agilidade nos processos de logística.
Além disso, durante esse processo também é possível fazer um levantamento da validade e das condições de conservação dos produtos.
Essa etapa é extremamente relevante para o sucesso da gestão de estoque e, consequentemente, para as finanças da empresa. Por isso, os melhores tipos de curso de gestão financeira grade curricular apresentam uma introdução acerca deste assunto.
Destaque as informações mais relevantes
Independente das estratégias utilizadas na estruturação da sua gerência, é fundamental garantir que no inventário conste as informações mais importantes sobre cada um dos lotes dos produtos.
Esse registro será crucial na tomada de decisões, na estabilidade financeira da empresa e no sucesso dos investimentos futuros.
Por isso, alguns dados que são imprescindíveis ser destacados durante a formulação do inventário, são:
- Número do lote;
- Número do pedido (para o fornecedor);
- Modelo do material;
- Custo;
- Fabricante;
- Código de controle de bem;
- Validade.
Outra questão bastante importante na gestão de estoque é fazer o registro correto de todas as entradas e saídas dos itens do estoque. Pois, somente assim será possível ter mais precisão durante a encomenda de reposições e na gestão de compras, como um todo.
Invista em um sistema de gestão
A modernização das instituições comerciais, através do uso de ferramentas tecnológicas, é um processo que aos poucos tem deixado de ser uma opção estratégica e se tornado cada vez mais uma indispensabilidade para a manutenção e crescimento dos negócios.
Não é atoa que o curso de gestão financeira empresarial insiste tanto no investimento em softwares de gerenciamento digitais.
Afinal, esses programas são responsáveis por proporcionar mais agilidade, otimização de tempo, redução de erros humanos e controle de todas as atividades empresariais.
Além disso, quando integradas ao processo de gestão de estoque, essas plataformas podem proporcionar mais precisão na organização dos produtos, uma atualização recorrente no inventário e um monitoramento, em tempo real, dos níveis de estoque.
Como esses dispositivos eletrônicos funcionam por meio do sistema de cloud computing, diversas áreas da instituição podem ter acesso aos dados atualizados – como o setor de vendas e marketing –, os gestores ficam confiantes quanto à segurança das informações.
Organize as mercadorias antigas
O gerenciamento das mercadorias antigas e o rastreamento desses lotes é extremamente importante para evitar a perda de materiais e os prejuízos causados pela obsolescência ou vencimento destes itens.
No entanto, este controle também pode ser útil no dia a dia das marcas. Isso porque, em casos onde há uma tentativa de devolução ou troca, essa organização possibilita poupar o tempo dos consumidores e dos atendentes, facilitando os procedimentos de avaliação.
Tudo isso pois, uma organização eficiente, torna mais fácil analisar se as avarias ocorreram em todo o lote ou apenas em um determinado produto.
Contudo, para que tudo isso seja possível, investir em cursos de gestão de pessoas e liderança ead pode ser essencial para auxiliar na contratação de profissionais especializados e capacitados para realizar essa função administrativa com maestria.
Mantenha o controle do estoque eletrônico e físico
A manutenção do controle de estoque físico e eletrônico é igualmente necessária para garantir que não haja falhas ou atrasos em nenhum setor da empresa, uma vez que isso pode acabar prejudicando diretamente a satisfação dos clientes.
Por isso, é crucial que a comunicação interna seja eficiente e que possua informações padronizadas.
Assim, a atualização dos dados nos sistemas de gestão deve ser realizada no mesmo momento em que os materiais chegam à empresa. E o mesmo se dá com a saída desses produtos.
Já o controle do estoque físico diz respeito à ordenação dos galpões, utilizando métodos que facilitem a localização de cada lote de produtos e que conversem com as informações obtidas nos softwares de gestão.
Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog It Business Fórum, site voltado para a veiculação de conteúdos relevantes sobre negócios, startups e estratégias para pequenas, médias e grandes empresas.
