7 razões para investir na gestão de gastos corporativos

Por Léo Brandão e Braulio Cazzaniga*

Em um mundo corporativo em que os líderes estão sob pressão cada vez maior para maximizar o valor de cada real gasto por suas organizações, mais empresas estão priorizando uma abordagem abrangente e estratégica para a gestão de gastos corporativos (BSM – Business Spend Management).

Assim, baseados em benchmarks provenientes de mais de US$ 3 trilhões acumulados em transações reais de milhares de empresas em todo o mundo, reunimos aqui sete razões que podem maximizar a performance da gestão de gastos corporativos do seu negócio.

1. Incluir o propósito nas compras

Atingir as metas de ESG (Environmental, Social, Governance) tornou-se um imperativo comercial de importância crescente – e espera-se cada vez mais que as empresas sejam capazes de mostrar um impacto mensurável. Comprar de fornecedores com critérios claros de diversidade, em particular, é uma prioridade emergente. As empresas com melhor desempenho neste KPI dedicam 24% dos gastos a fornecedores classificados como diversos (com base em uma gama de critérios estabelecidos pelos governos em todo o mundo). Essas empresas estão construindo um propósito real em suas operações no dia a dia, algo que muitos negócios têm buscado fazer.

2. Tornar os processos de S2C (sourcing-a-contratação) mais rápidos e eficientes

Ser capaz de criar, acessar e implementar contratos com fornecedores de modo rápido e eficiente é um elemento crítico para as empresas. Identificamos que, além de direcionar a maioria de seus gastos por meio de contratos com fornecedores confiáveis, as empresas de alto desempenho são capazes de acelerar o ritmo de aprovação, passando da solicitação de um contrato para a assinatura dentro de uma média de oito dias úteis. As empresas não precisam mais escolher entre atrasar as vantagens comerciais de novos acordos e começar a realizar as transações por pressão das operações, sem as proteções de um contrato.

3. Poupar tempo e dinheiro nos processos de compras

Os clientes de mais alta performance deixaram os pedidos de compra enviados manualmente no século passado. Essas empresas reportaram 99% de envio eletrônico de pedidos aos fornecedores, encurtando, na reformulação do processo, também o tempo do ciclo de atendimento a requisição de compra para 4,5 horas úteis. A agenda da equipe de suprimentos está cheia de responsabilidades que não existiam há alguns anos, e a  digitalização dos processos transacionais permite que o time trabalhe de forma mais produtiva ao mesmo tempo que controlam uma maior parte dos orçamentos e reduzem gastos desnecessários.

4. Estruturar o gasto para facilitar o atendimento da necessidade dos usuários e simplificar o processo de compras

Uma experiência de compras tranquila e intuitiva para os usuários passa pelo aumento do percentual de gastos estruturados, ou seja, de requisições que consomem itens de catálogos internos (hospedado pelas empresas) ou externos (sites de B2B externos gerenciados pelos fornecedores – chamados de Punch-Outs), gerando um menor esforço e maior satisfação dos usuários e fornecedores, minimizando falhas de comunicação na cadeia e criando um aumento exponencial de produtividade no processo de compras. As empresas líderes nesta área contam com uma solução que facilita a criação e a gestão dos catálogos e atingem 64,8% de gastos transacionados de forma estruturada. O foco nessa área impulsiona a padronização da descrição dos itens, o enxugamento do cadastro de fornecedores e contém o alastramento descontrolado das compras pontuais, que trazem uma série de potenciais prejuízos às empresas.

5. Acelerar o processo de faturamento e pagamento por meio de ferramentas digitais

A digitalização e automação do processo de recebimento de faturas e de contas a pagar não resulta apenas em um processamento mais rápido, mas também em menos erros, menos fraudes, além de uma melhor governança. O benchmark global é 80% de processamento eletrônico de faturas, com tempo de ciclo de aprovação reduzido para 11 horas úteis.

6. Gerir riscos com mais sucesso por meio da homologação mais inteligente de novos fornecedores e terceiros

Programas bem-sucedidos são capazes de reduzir o tempo que os fornecedores levam para responder às solicitações de atualização de informações para 1,6 horas, enquanto aumentam a taxa de conclusão dos questionários de risco para 83%. No total, o processo de avaliação de risco de terceiros é encurtado para uma média de 37,4 horas. Conclusão: os programas BSM de alto desempenho são capazes de gerenciar mais rápida e efetivamente o risco crítico envolvido no relacionamento entre compradores e vendedores.

7. Aprovar mais rapidamente os relatórios de despesas

Com que rapidez? Viva a experiência de ter somente 6,5 horas úteis entre o envio de um relatório de despesas e o tempo em que é aprovado para pagamento. Isto é uma grande economia de tempo (e, para os funcionários, uma economia de frustração). Como o processo é simplificado, as empresas de alto desempenho relatam que 98% dos itens do relatório de despesas estão dentro da política, reduzindo o risco e a carga administrativa das auditorias manuais. Uma gestão de despesas mais inteligente pode reduzir fraudes com despesas corporativas, garantir a conformidade e melhorar drasticamente a eficiência.

Esses dados refletem os melhores desempenhos encontrados dentro de nossa comunidade. É bom reforçar que essa mesma comunidade torna possível que qualquer empresa utilize os insights comerciais e processuais derivados destas métricas, quaisquer sejam os desafios: aumentar os gastos com fornecedores em programas de diversidade, reduzir o tempo do ciclo de gestão de contratos, digitalizar faturas e pagamentos, criar um processo mais sólido e ao mesmo tempo eficiente para relatórios de despesas, ou, finalmente, tornar o uso de catálogos massivo. Certamente, alguém já os enfrentou e venceu. Pertencer a essa comunidade orientada por dados e relacionamentos oferece a você e à sua empresa a capacidade inigualável de aprender com a experiência acumulada por todos.

Léo Brandão é diretor sênior e Braulio Cazzaniga é diretor, ambos da área de Gestão de Valor do Cliente na Coupa Software.